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【第20回】企業としてのプロジェクト管理の仕組み作り(8) -入札管理編-

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プロジェクトでは、多数の調達業務が発生する。

各プロジェクトからの購入依頼に対し、見積依頼発行など入札準備を行い入札で各社の見積評価やベンダー決定、そして注文書発行まで調達担当者は数えきれないほどの業務を対応しなくてはならない。



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このような多忙な入札業務を効率化するため、各社ではシステムを活用した入札業務改善の検討が行われている。

今回はこの入札管理の仕組み作りについて説明していきたいと思う。




まず、入札管理業務全体の流れについて説明しよう。


下図は入札管理の流れを入札準備・入札のイメージでまとめたものである。

1つの調達品の入札に対し、多数のベンダーと情報開示や入札の案内、提案書の評価で多数のやりとりが発生する。

調達品の数だけこの入札管理の流れが行われる。

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では、入札管理の流れにおける各業務の内容と課題をあげていきたいと思う。

まずは、「入札準備」について説明しよう。

ここでは、入札依頼書の作成や入札者の選定が行われる。

特に入札者の選定は、調達依頼数分すべて選定をしていかなければならない。


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次に「入札依頼と提案受領」について説明しよう。

まず、入札準備で選定した各入札者へ入札依頼通知を送付する。

ここでは選定した入札者へ同時期に漏れなく入札依頼通知を配信することが重要である。


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入札依頼を受けた入札者は、提案書を作成するために入札の内容についての多数のクラリフィケーション(Q&Aなどのやりとり)を繰り返す。

ここでは、クラリフィケーションが頻繁に発生するため、提案提出時やベンダー決定時に齟齬がでないよう、クラリフィケーションの履歴管理がとても重要になってくる。


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クラリフィケーションの情報をもとに、入札者は提案書を作成し期限までに提出を行う。

提案受領側は受領した提案書を、対象となる調達品ごとに一元管理する必要がある。


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提案受領後は提案評価を行いベンダーを決定する。

ここでは、各社の比較表を作成する。

比較表は評価ポイントが明確であり、かつ迅速に作成しなくてはならない。

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以上が入札管理(準備からベンダー決定まで)の一連の流れであるが、各プロセスでも明記したとおり、これらの業務を漏れなく、対象の入札者へ迅速に情報をわたし、入札中に発生するコミュニケーションのやりとりをきちんと管理することが課題となる。

多数の調達品を扱う企業は、これらのやりとりをメールとExcel表などで実施・管理すると情報管理に不備がでる可能性があると考えられる。





そこで最近では、入札管理の仕組みを持ったシステムを活用する企業が増えている。

ここからは、システムを活用した例を紹介したいと思う。

今回は入札管理の仕組みを持ったOracle Primavera Unifier RFBを活用した例を紹介する。

下図はベンダー選定画面である。登録ベンダーDBから選択できる仕組みとなっている。


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下図は、入札者を選定した後の社内承認のワークフロー設定である。

必要フローをシステムに登録すれば、承認フローがまわせるようになる。


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入札準備が完了したら入札の依頼内容を登録し、各入札者へ通知する。

下図は入札依頼内容の登録画面と通知画面である。

システムから全入札者へ一斉通知を行い、入札者は入札内容を確認できるようになっている。


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入札者が入札内容を確認したら、各入札者にて提案作成に入る。

下図は入札依頼内容に対するクラリフィケーションが行われる画面となっている。

システム内で行ったクラリフィケーションは、自動的にシステム側で履歴として残るようになっており、いつどのような内容のクラリフィケーションをしたかが双方いつでも分かるようになっている。


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クラリフィケーションの内容をもとに各入札者の提案作成が完了したら、提案受領に入る。

下図は各入札者が提案内容を登録する画面となっている。

Line Itemごとに単価、数量、金額を入力すると総額が計算される。

これにより各入札者の提案がすべて登録されることとなる。


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入札者からの提案が完了すると提案評価に入る。

下図は入札者からの提案を比較表で表記された画面である。

入札者からの情報をもとに提案評価表画面に切り替えると総合計とLine Item別金額が比較表として表現される。

これにより、各提案を比較しスムーズにベンダー決定を行うことができるようになる。


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以上、システムを活用した入札管理について説明してきた。


入札準備から入札、提案評価・ベンダー決定まで、多数の入札者と膨大な情報をやりとりが必要な入札管理。

入札管理の仕組みを持ったシステムを活用することにより、情報漏れ防止や伝達スピードの向上が期待できスムーズな入札が行われるようになる。


よって、このようなシステムを活用する企業が増えているが、入札者(ベンダー)数が多いとシステムのライセンス料金が膨大になってしまうことが懸念される。


例えば、今回例をあげて紹介したOracle Primavera Unifier RFBは入札者(ベンダー)側のライセンス料金が無料という特徴をもっている。

システムを検討するときは、このようなことも調べておくと入札管理の仕組み構築に役立つと思う。


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さて、今回「企業としてのプロジェクト管理の仕組み作り(8) -入札管理編-」としてシステムを活用した入札管理を紹介してきた。


多種多量な調達品の調達担当者は、入札準備から入札、ベンダー決定まで迅速かつ確実性の高い業務を求められる。

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ITを活用していかに効率よく入札管理をおこなっていくかが調達業務を成功させるためには必要であろう。

みなさんも企業としての入札管理の仕組み作りを検討してみてはいかがであろうか。










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